Communicatie op de werkvloer

Je eerste echte baan! Geen vakantiebaantje of bijbaan tijdens je studie maar het echte werk. Fulltime aan de slag en de studie achter je laten. Bij de eerste dag op kantoor word je welkom geheten door HR of je afdelingsverantwoordelijke. Vervolgens kan je je laptop ophalen, kennismaken met alles en iedereen, een werkplek toegewezen krijgen of een flexplek zoeken.

Vanaf dan begint het echte werk! Met een rugzak vol met theorie ga je de wereld veroveren met jouw kennis en kunde. Maar om jouw werkzaamheden te kunnen uitvoeren en jouw doelen te bereiken krijg je te maken met één belangrijke factor, namelijk de mens!

De individuen op de werkvloer

Jouw werkomgeving bestaat uit collega’s en/of externen. Iedere organisatie is uniek maar de individuen binnen een organisatie zijn nog veel unieker. Iedereen heeft zijn of haar eigen agenda en persoonlijke doelstellingen. Daarnaast krijg je waarschijnlijk te maken met onderlinge verhoudingen, machtspelletjes en politieke gevoeligheden.

Niets is zo frustrerend wanneer jij inhoudelijk je werk wilt doen maar er gewoon niet doorkomt bij de ander. Je krijgt de informatie niet, onvolledige informatie of zelfs onjuiste info. Je wordt er gek van en je vraagt je af: wat doe ik nou toch verkeerd?

De IPR-piramide

Een mooi handigheidje wat je altijd kunt gebruiken bij de interactie met mensen (en collega’s in het bijzonder) is het volgende:

Inhoud

Wanneer je je werk uitvoert, ben je veelal op de inhoud gericht en wil je graag bij iemand informatie ophalen die je nodig hebt voor de uitvoering van hetgeen waar je mee bezig bent.

Wanneer je merkt dat het gesprek moeizaam verloopt en je niet de gevraagde informatie verkrijgt heeft het niet zo heel veel zin om op de inhoud te blijven duwen. Beter kun je je dan afvragen waarom dit gesprek zo verloopt.

Dit kan een tweetal redenen hebben. Je hebt je niet gehouden aan de afspraken die er onderling gemaakt zijn met betrekking de interactie of er zit iets niet goed in de relatie tussen jullie.

Proces

De reden moet je voor jezelf zien te analyseren maar het is verstandig om te beginnen bij het analyseren van het proces of de procedure. Een voorbeeld hiervan kan zijn dat de ander heeft aangegeven dat je een afspraak kunt maken om de vragen door te nemen of dat daar een bepaald tijdstip voor afgesproken is. Wanneer je je hier niet aan houdt en toch onverwacht vragen begint te stellen is de kans groot dat jij je doel niet gaat bereiken.

Relatie

Mocht je je toch aan alle voorschriften hebben gehouden dan ga je door naar de ‘R’ van Relatie. Het lijkt er dan op dat er iets in de relatie tussen jullie niet goed zit. Hoe moeilijk ook, soms kun je maar beter benoemen wat je waarneemt. Je zult zien dat dit vaak ontwapenend werkt omdat je sensitief bent voor de houding en het gedrag van de ander.

Voorbeeld: ‘Ik zie dat de communicatie tussen ons niet heel gemakkelijk verloopt. Is er wellicht iets tussen ons voorgevallen waardoor dit stroef loopt en kan ik daar iets aan veranderen?’ Je stelt jezelf kwetsbaar op en je wilt graag van de ander begrijpen waarom het niet goed gaat. Daarnaast zoek je naar oplossingen, omdat je vraagt hoe het verbeterd kan worden.

Uiteraard zal de bovenstaande niet in alle gevallen opgaan, maar het is heel eenvoudig om dit handigheidje in je achterzak te hebben. Zo kan je voor jezelf te toetsen waar de wrijving vandaan komt.

De gelaagdheid van de IPR-piramide

De gelaagdheid binnen de piramide is logisch. Je werkt vanuit de inhoud. Mocht dat stroef lopen, kijk dan naar de procedure of het proces. Wanneer daar geen bijzonderheden in zitten, richt je je op de relatie.

You only fail when you stop trying
Join us